Un cas de Toulouse, près de Saint-Agne

Agence IA à Toulouse : vos gestes répétés, faits à votre place

Ces gestes, Mathieu, notre associé, les a retirés de sa propre entreprise : une location de vans à Toulouse. Chez Le Van Trotter, le mail de confirmation, la facture, les consignes de départ et le suivi du retour du van se font désormais seuls : 12 à 15 heures de travail en moins chaque semaine. Vos devis, vos relances et vos mails reviennent eux aussi à chaque client ? Commencez par une heure offerte : nous regardons avec vous ce qui peut se faire seul.

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Nous sommes deux associés, Aurélien et Mathieu. Nous mettons en place des automatisations, des chatbots et des agents IA pour le travail de bureau des TPE et PME de Toulouse et de la métropole : relances, devis, factures, mails, ressaisie. Avant qu’une automatisation travaille seule, vous la voyez faire sur vos vrais dossiers, et vous relisez ce qu’elle prépare.

Une location, avant et après

Le Van Trotter, de la réservation au retour du van

Location type
  1. Confirmation au locatairerécapitulatif et devis écrite à la main part seule
  2. Factureà chaque location faite à la main part seule
  3. Consignes de départremise vers Saint-Agne, à Matabiau ou à l’aéroport recopiées à chaque fois partent seules
  4. Suivi du retour du vanà la fin de chaque location noté à la main suivi seul
  5. Remise des clés et essai du vanavec le locataire, au départ en personne reste à l’équipe
12 à 15 h

de travail en moins chaque semaineLe Van Trotter, location de vans aménagés à Toulouse

Location type, reconstituée d’après les conditions de location publiées sur levantrotter.com. Le gain de 12 à 15 h est celui que Mathieu mesure dans sa propre entreprise.

Dans les petites entreprises de Toulouse, les mêmes gestes reviennent à chaque client

Fin 2024, la ville de Toulouse comptait 19 612 établissements qui emploient au moins un salarié. Deux sur trois en ont entre 1 et 9. Dans ces entreprises, c’est souvent le dirigeant qui fait le travail de bureau, et ce qui revient chaque semaine finit le soir. Voici ceux qui reviennent le plus souvent.

19 612établissements employeurs à Toulouse, fin 2024
66,6 %des établissements employeurs ont de 1 à 9 salariés
76,8 %travaillent dans le commerce, les transports ou les services

Source : Insee, Flores, caractéristiques des établissements fin 2024, commune de Toulouse (publié le 27/08/2026).

1

Les relances de factures et de devis

Les rappels partent à la date que vous avez fixée, à votre nom, avec le ton que vous avez choisi. Les cas délicats restent pour vous. Si votre logiciel de facturation sait déjà le faire, nous vous montrons le réglage.

2

Les devis

Pour les demandes courantes, un brouillon de devis vous attend, préparé selon vos tarifs. Vous corrigez, vous l’envoyez. Si le devis reste sans réponse, un rappel part en votre nom.

3

Les mails qui repartent à chaque client

Confirmation, récapitulatif, consignes, rappel de rendez-vous : le mail part à votre nom au bon moment. Vous l’avez écrit une fois, vous le relisez quand vous voulez.

Chez Le Van Trotter : la confirmation et les consignes de départ.

4

La facture après chaque prestation

La prestation est terminée, la facture est prête avec les bonnes informations. Vous n’avez plus à recopier le client, la date et le montant.

Chez Le Van Trotter : la facture de chaque location.

5

Les appels ratés

Sur un chantier, en rendez-vous, sur la rocade : la personne qui vous appelle reçoit un SMS qui lui dit que vous la rappelez. Le soir, la liste vous attend. Tous les opérateurs ne le permettent pas : nous le vérifions avec vous pendant l’heure.

6

Les questions qu’on vous pose dix fois par semaine

Horaires, disponibilités, caution, conditions : un chatbot IA répond sur votre site, à toute heure, et dit clairement qu’il est un assistant. Ce qu’il ne sait pas traiter, il vous le transmet avec un résumé.

7

Saisi une fois, recopié partout

Le client tapé dans le devis, puis dans la facture, puis dans Excel : vous le saisissez une fois, il est recopié dans vos autres logiciels. C’est le cœur de l'automatisation IA.

8

La boîte mail, déjà triée

Les mails sont classés à l’arrivée, les réponses courantes vous attendent en brouillon. Quand une tâche demande plusieurs étapes (lire, chercher l’information, préparer la réponse), on parle d'agents IA.

Votre tâche n’est pas dans la liste ? C’est l’objet de l’heure de repérage. Plus de détails dans nos articles sur l’automatisation des tâches avec l’IA et sur l’automatisation IA en PME.

Passer ma semaine en revue

Aurélien et Mathieu, les deux personnes à qui vous parlerez

Du premier échange jusqu’à l’outil qui marche dans votre entreprise, vous avez affaire à nous deux. Il n’y a pas de commercial entre vous et nous.

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Aurélien, associé, mène l’heure de repérage

Aurélien, l’heure de repérage

Aurélien commence par vous écouter raconter votre semaine. De 2013 à 2018, dans l’industrie, il a mené le changement d’un logiciel de gestion utilisé par 250 personnes. Responsable d’une agence de publicité en ligne ensuite, il en a revu les façons de travailler, puis automatisé ce qui revenait le plus. Chez vous, vos salariés savent ce qui change avant le changement.

Mathieu, associé, construit les automatisations

Mathieu, la partie technique

Mathieu s’occupe de toute la partie technique. Il relie vos logiciels entre eux et vérifie que les mails et les factures arrivent bien où il faut. Chez Le Van Trotter, c’est lui qui a automatisé les mails aux locataires, la facturation, les consignes de départ et le suivi du retour des vans.

Ce que nous avons déjà automatisé, et ce que ça a changé

Avant de toucher à vos outils, voici trois exemples. Pour chacun : la situation de départ, ce qui a changé, et ce que ça donnerait chez vous.

12 à 15 h

par semaine, près de deux jours de travail

Le Van Trotter : une location de vans à Toulouse

Le Van Trotter loue des vans aménagés. Ses vans se récupèrent dans ses locaux vers Saint-Agne, ou sur demande à la gare Matabiau, à la gare Saint-Agne ou à l’aéroport de Toulouse. À chaque location, les mêmes gestes revenaient : confirmer, facturer, envoyer les consignes de départ, suivre le retour du van. Aujourd’hui, ces quatre gestes se font sans que l’équipe y touche. La remise des clés et l’essai du van restent faits en personne.

Pour vous : si vous refaites les mêmes gestes pour chaque client, vous êtes dans le même cas.

9 h

Des chiffres rassemblés chaque matin

Nos chiffres étaient éparpillés dans cinq outils : les deux moteurs de recherche, les visites, les appels et les demandes reçues. Une tâche les rassemble chaque matin à 9 h sur une seule page.

Pour vous : vos ventes, vos appels et vos rendez-vous sur une page, chaque matin, sans aller les chercher.

Relevé le 28/09/2026

Dans une agence de publicité en ligne : l’accueil des clients, les comptes rendus, les factures

Aurélien a été responsable d’une agence de publicité en ligne. Il y a revu les façons de travailler, puis automatisé trois tâches répétitives : l’accueil des nouveaux clients de l’agence, les comptes rendus (ceux de l’équipe et ceux envoyés aux clients de l’agence) et le rapprochement des factures.

Pour vous : si vous accueillez des clients, envoyez des comptes rendus ou vérifiez des factures, vous refaites les mêmes gestes.

Le Van Trotter loue des vans, et votre métier est sans doute un autre. Les gestes se ressemblent pourtant : confirmer, facturer, relancer, vérifier. L’heure de repérage sert à les trouver chez vous.

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L’heure de repérage, offerte : votre semaine passée en revue avec vous

En 20 minutes au téléphone, on ne voit pas comment vous travaillez. Nous prenons donc une heure, en visio.

10 minutes

Votre semaine

Où part votre temps ? Qu’est-ce qui déborde sur le soir ou le week-end ?

25 minutes

Vous nous montrez

Deux ou trois tâches réelles, sur votre écran partagé : une relance, un devis, votre boîte mail, votre tableau Excel.

15 minutes

Le tri

Ce qui se règle avec vos logiciels actuels, ce qui s’automatise simplement, ce qui demande plus de travail, ce qui doit rester entre vos mains.

10 minutes

La suite, ou pas

La première tâche qui en vaut la peine. Rien n’est signé pendant l’heure.

Ce que vous recevez ensuite par mail, même si vous ne travaillez pas avec nous

  • la liste écrite de vos tâches répétitives, avec le temps que chacune vous prend ;
  • le tri en quatre cases ;
  • la tâche à attaquer en premier, et pourquoi celle-là ;
  • les réglages que vous pouvez faire vous-même.

Cette liste est à vous. Vous pouvez la confier à qui vous voulez.

Réservez votre heure offerte

  • Si rien n’en vaut la peine, nous vous le disons. Une tâche qui vous prend moins d’une demi-heure par semaine ne vaut pas une mission payante.
  • Si un logiciel que vous payez déjà sait le faire, nous vous montrons où le régler.
  • Aucun engagement. L’heure est offerte. Ensuite, c’est vous qui décidez s’il y a une suite : une première mission courte sur une seule tâche, facturée à part, puis d’autres seulement si vous êtes satisfait.

Nous sommes deux, et nous faisons aussi tourner nos propres entreprises. Nous gardons donc quelques heures de repérage par semaine.

Votre nom, votre email, et c’est envoyé

Réponse sous 24 h ouvrées pour fixer le créneau.
En visio, gratuit et sans engagement.

Ce qui vous fait hésiter, et ce que nous répondons

« Combien ça va me coûter ? »

L’heure de repérage est offerte. Ensuite, vous connaissez le prix avant de commencer : la première mission porte sur une seule tâche, et sa proposition écrite donne le prix. Pas d’abonnement imposé. Et si un outil à quelques euros par mois fait l’affaire, nous vous le disons plutôt que de vous vendre une mission.

« Je dois vous donner accès à ma boîte mail et à mes outils ? »

Seulement à ce qui sert à la tâche choisie, et seulement quand la mission démarre. Pendant l’heure de repérage, c’est vous qui partagez votre écran : nous ne touchons à rien. Vos accès restent les vôtres, et vous pouvez les retirer quand vous voulez.

« Et si l’IA envoie n’importe quoi à mes clients ? »

Au début, vous relisez tout avant l’envoi. Ensuite, c’est vous qui décidez ce qui part sans relecture. Pour vous : entre l’IA et vos clients, il y a une relecture, la vôtre ou celle d’un contrôle.

« Qui s’en occupe après ? »

Ce que nous mettons en place vous appartient : les réglages, les accès, la notice écrite. Vous pouvez le faire vivre vous-même, le confier à quelqu’un d’autre, ou prendre notre suivi mensuel. Il est facultatif et s’arrête quand vous voulez.

« L’IA, ce n’est pas pour une entreprise comme la mienne. »

Le Van Trotter loue des vans, à Toulouse. Vous n’avez pas besoin de savoir ce qu’est un agent IA : il suffit de savoir quelles tâches reviennent chaque semaine. C’est la seule chose que nous vous demanderons pendant l’heure.

« Je ne veux pas remplacer mon équipe. »

Nous retirons une tâche répétitive. Votre équipe garde son poste, et le temps gagné va à votre métier, ou à vos soirées. Chez Le Van Trotter, la remise des clés se fait toujours en personne.

En parler pendant l’heure offerte

De l'audit au déploiement en quatre étapes

Nous partons de vos tâches, telles que vous les faites aujourd’hui, et nous en prenons une seule : celle qui vous rend le plus de temps. Vous voyez l’automatisation travailler sur vos vrais dossiers avant de la laisser faire seule.

1

Audit

C’est l’heure de repérage. Nous passons en revue avec vous vos tâches, vos logiciels et le temps qu’ils vous prennent.

Vous recevez : la liste écrite, triée. Offerte.

2

Cadrage

Nous choisissons avec vous la première tâche. Nous écrivons ce que l’automatisation doit faire, ce qu’elle ne doit pas faire, et comment vous saurez qu’elle marche.

Vous recevez : une proposition écrite, avec son prix.

3

Pilote

L’automatisation travaille sur vos vrais dossiers. Au début, vous relisez tout avant l’envoi. Nous corrigeons jusqu’à ce que le résultat vous convienne.

Vous recevez : une tâche mesurée sur vos dossiers.

4

Déploiement

Quand le résultat vous convient, vous l’utilisez au quotidien. Une relecture humaine reste en place là où une erreur coûterait cher. Le suivi mensuel est facultatif.

Vous recevez : la notice et vos accès.

Commencer par l’heure offerte

Une agence IA à Toulouse aide les TPE et les PME à confier leurs tâches répétitives à l’intelligence artificielle : conseil IA, chatbot, agents IA, automatisation et développement sur mesure. Nous commençons par une heure offerte pour trier avec vous ce qui peut se faire seul, puis nous testons chaque automatisation sur vos dossiers avant que vous l’utilisiez pour de bon.

Cinq manières de faire travailler l'IA pour vous

Le plus souvent, une TPE n’en utilise qu’un ou deux. L’heure de repérage sert à savoir lesquels.

Savoir lequel me sert

Question client→Chatbot→Réponse ou relais vers vous

Chatbot IA

Un assistant qui répond aux questions de vos clients sur votre site ou par message, à toute heure, et vous transmet ce qu’il ne sait pas traiter.

Voir le chatbot en détail →

Tâche répétitive→Agents IA→Dossier prêt, vous validez

Agents IA

Un assistant qui enchaîne plusieurs étapes à votre place, comme lire un mail, chercher l’information et préparer la réponse. Vous relisez avant l’envoi.

Explorer les agents IA →

Outils séparés→Automatisation→Saisi une fois, recopié partout

Automatisation IA et no-code

Vos logiciels reliés entre eux, pour qu’une information saisie une fois aille partout où elle doit aller. C’est ce qui a été fait chez Le Van Trotter.

Parcourir les automatisations →

Votre semaine→Conseil & audit→Liste des tâches, triée

Conseil et audit IA

Décider avant de dépenser : par quoi commencer, ce qui vaut la peine, ce qui doit rester entre vos mains. L’heure de repérage en est la première étape.

Découvrir le conseil et l'audit IA →

Besoin sans outil→Sur mesure→Un outil qui vous appartient

Développement IA sur mesure

Quand aucun outil existant ne fait ce qu’il vous faut, nous le construisons. Il vous appartient.

Étudier le sur mesure →

Les entreprises pour qui nous travaillons

Les TPE et PME de Toulouse et de sa métropole, tous secteurs, le plus souvent sans équipe technique. Artisans, commerces, agences, cabinets, entreprises de location ou de services : vous dirigez, et des tâches qui reviennent chaque semaine vous prennent des heures. Voici quatre faits sur le terrain toulousain, avec ce qu’ils changent pour vous.

30 233 établissements employeurs dans la métropole

Toulouse Métropole regroupe 37 communes. Fin 2024, on y comptait 30 233 établissements qui emploient au moins un salarié, dont 66,9 % de 1 à 9 salariés. Si vous êtes l’un d’eux, votre travail de bureau ressemble sans doute à celui de l’entreprise Le Van Trotter : peu de monde, et les mêmes gestes pour chaque client.

Source : Insee, comparateur de territoires, Toulouse Métropole (Flores, fin 2024) ; metropole.toulouse.fr.

Autour des grands sites d’emploi

Toulouse Métropole cite parmi ses grands sites d’emploi le pôle aéronautique de Blagnac, les Ramassiers à Colomiers, Basso Cambo et Toulouse Aerospace à Montaudran. Si vous travaillez pour des entreprises installées là, vos demandes de devis et de pièces arrivent par mail, commande après commande. C’est le geste répété qui s’automatise le mieux.

Source : magazine de Toulouse Métropole, dossier « ceinture sud » (documents.toulouse.fr).

Vous préférez d’abord vous former ?

La CCI Toulouse Haute-Garonne a organisé les 1er et 2 avril 2026 le Printemps du Numérique, au Palais consulaire, 2 rue d’Alsace-Lorraine : plus de 60 ateliers, dont l’IA et l’automatisation. C’est un bon point de départ si vous voulez comprendre avant de confier une tâche. Nous n’avons aucun lien avec la CCI.

Source : cpme31.fr, agenda, « Le Printemps du Numérique » (lu le 02/10/2026).

Une Région qui finance l’IA

En juillet 2024, la Région Occitanie a adopté un plan de 60 millions d’euros pour l’intelligence artificielle, sur 2024-2028. Avant de lancer une mission, demandez à AD’OCC, l’agence de développement économique de la Région, si un dispositif peut s’appliquer à votre projet. Nous ne vous promettons aucune aide.

Source : laregion.fr, « La filière Numérique » (lu le 02/10/2026).

Pour qui ce n’est pas fait : si aucune tâche ne revient chaque semaine chez vous, nous n’aurons pas grand-chose à automatiser. Nous vous le disons dès notre réponse au formulaire, plutôt que de vous faire perdre une heure.

Décrire ma situation

Les communes que nous couvrons

Nous travaillons avec les entreprises de Toulouse et de six communes voisines. L’heure de repérage se fait en visio, où que soit votre entreprise.

31 · Toulouse Métropole

31 · Sud-est toulousain (Sicoval)

Ramonville-Saint-Agne, au sud-est de Toulouse, fait partie de la communauté d’agglomération du Sicoval, et non de la métropole. Votre entreprise est à Toulouse même ? Le détail est sur la page Toute la zone d'intervention.

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Comment choisir une agence IA

« Meilleure agence IA » : ce classement n’existe pas, et personne ne peut le vérifier. Vous pouvez en revanche vérifier quatre points. Posez-les à chaque prestataire que vous consultez, nous compris.

Un exemple que vous pouvez vérifier

Demandez ce que le prestataire a déjà automatisé, et ce que ça a changé. Le nôtre a une adresse : levantrotter.com, à Toulouse.

Un essai sur vos dossiers

Une démonstration sur des exemples choisis par le prestataire ne dit rien de vos dossiers.

La propriété et la sortie

Vos accès, vos réglages et vos données vous appartiennent. Vous pouvez reprendre l’outil ou le confier à quelqu’un d’autre.

La conformité écrite

Qui est fournisseur et qui est déployeur au sens du règlement européen sur l’IA, et comment le RGPD est respecté chez vous, noir sur blanc dans la proposition.

Tout ce que vous vous demandez avant le devis

Le Van Trotter est-il vraiment à Toulouse ?

Oui. Ses vans se récupèrent dans ses locaux vers Saint-Agne, ou sur demande à la gare Matabiau, à la gare Saint-Agne ou à l’aéroport de Toulouse. Vous pouvez le vérifier sur levantrotter.com, dans ses questions fréquentes. Le Van Trotter est l’entreprise de Mathieu, notre associé : c’est lui qui y a mis en place les automatisations.

Combien coûte un projet d’IA pour une petite entreprise ?

L’heure de repérage est offerte. Pour la suite, le prix dépend de la tâche : le nombre de logiciels à relier, le volume à traiter, le niveau de contrôle que vous voulez garder. C’est pourquoi nous ne publions pas de grille. Vous ne commencez jamais sans prix : après l’heure, vous recevez une proposition écrite pour une seule tâche, avec son prix. Pas d’abonnement imposé.

En combien de temps votre première automatisation peut-elle fonctionner ?

Cela dépend de vos logiciels, du volume à traiter et du temps que vous pouvez prendre pour relire les premiers résultats. Une première mission porte sur une seule tâche, et son délai est écrit dans la proposition, avant de commencer.

Que se passe-t-il pendant l’heure offerte ?

Quatre temps, en visio : votre semaine type, deux ou trois tâches regardées ensemble sur votre écran, le tri entre ce qui peut s’automatiser et ce qui doit rester entre vos mains, puis la première tâche qui en vaut la peine, ou aucune. Ensuite, vous recevez la liste écrite par mail. Elle est à vous.

Que deviennent nos données ? Peut-on utiliser l’IA sans enfreindre le RGPD ?

Oui, à condition de le décider dès le départ. Nous nous appuyons sur les recommandations publiées par la CNIL pour déployer des outils d’IA dans une organisation : ne pas envoyer d’information confidentielle à un outil grand public, choisir l’hébergement selon la sensibilité des données, écrire les usages autorisés et interdits. Nous ne demandons que les accès utiles à la tâche, et ils restent les vôtres. Le RGPD s’applique en parallèle du règlement européen sur l’IA.

Un chatbot doit-il dire qu’il est une IA ? Que nous impose le règlement européen ?

Oui. L’article 50 du règlement (UE) 2024/1689 impose que les personnes qui dialoguent avec un système d’IA en soient informées, à partir du 2 août 2026. Faire en sorte que le chatbot se déclare relève du fournisseur : c’est notre travail quand nous le construisons pour vous. Votre entreprise, qui l’utilise, est en général déployeur, avec des obligations plus légères. Chaque proposition précise qui porte quoi.

Nous n’avons pas d’équipe technique. Est-ce un frein ?

Non. La plupart des TPE et PME n’en ont pas. Nous parlons de vos tâches : quelles demandes arrivent, quels documents vous traitez, ce qui doit en sortir. La technique reste chez nous. De votre côté, vous apprenez à relire et à valider.

Que se passe-t-il après l’envoi du formulaire ?

Nous lisons votre message et nous vous répondons pour fixer un créneau en visio. Si nous avons un doute, nous vous posons d’abord une ou deux questions par email. Si l’heure ne doit rien vous apporter, nous vous le disons, avec un ou deux conseils écrits. Aucun devis n’est envoyé avant que nous ayons compris votre situation.

Qui sont les personnes derrière agence-intelligence-artificielle-toulouse.fr ?

Aurélien et Mathieu, deux associés. Aurélien mène l’heure de repérage : dans l’industrie, il a conduit le changement d’un logiciel de gestion utilisé par 250 personnes, puis il a automatisé les tâches répétitives d’une agence de publicité en ligne. Mathieu s’occupe de toute la partie technique, comme chez Le Van Trotter.

Dites-nous en deux lignes quel geste vous refaites pour chaque client. Pendant l’heure offerte, nous trions avec vous ce qui peut se faire seul et ce qui doit rester à vous.

Offerte, sans engagement. La liste vous reste, même si vous ne travaillez pas avec nous. Vous préférez écrire ? contact@agence-intelligence-artificielle-toulouse.fr

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En chiffres

Les votes régionaux et le tissu d’entreprises, pour situer votre projet.

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